مدارک مورد نیاز:

ثبت نام در سامانه میخک (سامانه مدیریت یکپارخه خدمات کنسولی) و اخذ کد رهگیری " تجدید یا تعویض گذرنامه "

http://mikhak.mfa.gov.ir/

1- تکمیل و ارائه فرم ویژه صدورگذرنامه برای اولین گذرنامه 

2- تکمیل و ارایه فرم تغییر محل اقامت و فرم صدور مهر خروج مکرر  فقط برای متقاضیانی که درخواست تغییر محل اقامت دارند

(اگر محل اقامت در گذرنامه قبلی، ژاپن باشد نیازی به پرداخت هزینه و تکمیل فرمهای تغییر محل اقامت و صدور مهر خروج مکرر نمی باشد)

3- ارئه اصل گذرنامه قبلی متقاضی

4- اصل ویک نسخه تصویر از تمام صفحات شناسنامه (برای افراد بالای 15 سال سن شناسنامه باید عکس دار باشد) در صورت عکس دار نبودن شناسنامه ابتدا به بخش سجلات مراجعه فرمایید. ( اندازه  A4)

5- اصل و یک نسخه تصویر روشن و خوانا از دو طرف کارت اقامت معتبر یا گذرنامه ژاپنی متقاضی ( اندازه  A4) 

6- اصل و یک نسخه تصویر روشن و خوانا از دو طرف کارت ملی ایران (برای افراد بالای 18 سال سن).( اندازه  A4)

هموطنانی که تاکنون برای دریافت کارت شناسایی ملی اقدام ننموده اند باید ضمن مراجعه، مدارک خود را جهت صدور کارت ملی به بخش سجلات ارائه نمایند.

7- یک قطعه عکس جدید در اندازه 3 در 4 رنگی ، تمام رخ با زمینه سفید، بدون کلاه و عینک (برای خانمها از 6 سال سن بالاتر با حجاب کامل اسلامی)

8- اصل و تصویر کارت پایان خدمت یا معافیت برای آقایان زیر 50 سال سن در صورت نیاز به تغییر محل اقامت از ایران به ژاپن ضروریست ( اندازه  A4)

10- اجازه کتبی شوهر برای خانمهای متاهل دارای همسر ایرانی (در صورتیکه خواستار تغییر محل اقامت از ایران به ژاپن باشند. اگر در گذرنامه قبلی خانم محل اقامت ژاپن باشد نیازی به اجازه کتبی شوهر نمی باشد) و اجازه کتبی پدر برای فرزندان زیر 18 سال(فرم تغییر محل اقامت )، اجازه نامه باید در صورت حضور شوهر/ پدر توسط مسئولین بخش گذرنامه سفارت(رایگان) و درصورت ارسال مدارک از طریق پست توسط دفترخانه محل و ممهور به مهر وزارت خارجه گواهی شود.

      - پرداخت هزینه خدمات کنسولی

     تهیه فیش پرداختی از خود پرداز موجود در نمایندگی و یا ارائه رسید بانکی 

 (شماره حساب سفارت:   Tokyo Mitsubishi UFJ Bank Toranomon Branch Ordinery Accont  1647388)

  توضیحات مهم:

1- در صورت نقص مدارک، همه مدارک بدون اقدام برگشت داده خواهد شد.

2- تصویر مدارک هویتی مانند شناسنامه، کارت ملی و کارت پایان خدمت/ معافیت در صورتی به جای اصل آنها قابل پذیرش خواهد بود که از طریق وزارت امورخارجه در تهران (ساختمان شماره3، اداره گذرنامه و روادید، بخش مقیمین خارج از کشور) و یا دفاتر نمایندگی وزارت امورخارجه در شیراز، تبریز، مشهد،ارومیه،اصفهان،قم،گیلان ،کرمانشاه ،زاهدان ، بوشهر و اهواز برای این سفارت نمابر(فاکس) گردد.

3- در صورتی که متقاضی دارای دو گذرنامه، کارت هویت و یا شناسنامه خارجی مختلف باشد می بایست ضمن درج هر دو مورد در برگ اظهاریه بقاء به تابعیت ایرانی ، تصویر هر دو مدرک خارجی را ارایه نماید.

4- چنانچه متقاضی گذرنامه خارجی خود را به دلیل پناهندگی کسب نموده باشد باید نسبت به تکمیل و ارایه هر دو برگ «اظهاریه بقاء به تابعیت ایرانی» (فرم ) و « اعلام ندامت از پناهندگی» (فرم) اقدام نماید.

5 - کلیه پرسشنامه ها و درخواستهای مربوط به صدور گذرنامه فرد زیر 18 سال سن باید توسط پدر و یا قیم قانونی وی امضاء شوند.

6 - بانوان ایرانی متقاضی تغییر محل اقامت که با مرد خارجی ازدواج نموده اند نیازی به ارایه اجازه همسر ندارند.

7- چنانچه شوهر بانوی متقاضی تغییر محل اقامت فوت شده باشد ارایه اصل گواهی فوت شوهر و یا شناسنامه حاوی ثبت فوت الزامی است.

8- چنانچه بانوی متقاضی تغییر محل اقامت مطلقه باشد ارایه اصل سند طلاق و یا شناسنامه حاوی ثبت طلاق الزامی است.

بدیهی است تغییر محل اقامت و صدور مجوز خروج فرزندان زیر 18 سال سن منوط به ارایه مجوز رسمی پدر یا حکم صادره از سوی دادگاه ذیصلاح ایران می باشد.

9- دارندگان گذرنامه با محل اقامت ایران به محض ورود به ایران باید نسبت به دریافت مهر خروج از ایران با ارایه اصل شناسنامه و کارت پایان خدمت برای آقایاناقدام نمایند.

10- بانوان مقیم ایران که گذرنامه خود را از بخش کنسولی سفارت جمهوری اسلامی ایران در توکیو دریافت نمودند و حالا تمایل دارند که بدون همسر و به همراه فرزندان خود به ایران مسافرت می نمایند , پیش از سفر , برای دریافت مهر خروجی از نیروی انتظامی جمهوری اسلامی ایران باید فرم اجازه خروج را که توسط شوهر امضاء شده و به تایید سفارت جمهوری اسلامی ایران در توکیو رسیده , به همراه داشته باشند .

11- با توجه به دستورالمعل های صادر شده از سوی مراجع زیر ذی ربط , از آن جایی که هر گونه دریافت خدمات کنسولی منوط به ارایه کد ملی از سوی متقاضیان است . بنابراین از آن دسته از هم وطنانی که تا کنون اقدام به دریافت کد و کارت ملی ننموده اند, ضروری است هم زمان با درخواست هر گونه خدمات کنسولی ، مدارک مربوط به دریافت کارت ملی را نیز به بخش کنسولی سفارت تحویل دهند. ( خواهشمند است برای آگاهی از مدارک لازم برای دریافت کارت ملی به بخش کارت ملی در بخش کنسولی  سایت مراجعه نمایید.)

12- امضاء و درج تاریخ در فرم ها ضروری است.

13- گذرنامه هایی که اعتبار آنها کمتر از 6 ماه باشد قابل تجدید خواهد بود.

14- در صورت درخواست پستی، ارایه پاکت برگشت که آدرس گیرنده در آن درج و تمبر سفارشی بر آن الصاق گردیده باشد ضروری است.

15- دانشجویان در صورت داشتن پرونده دانشجوئی و تسهیلات، نیاز به پرداخت هزینه نمی باشند. البته ارائه گواهی تحصیلی که 15 روز از تاریخ صدور آن نگذشته باشد، ضروریست.

 16- مدت اعتبار گذرنامه های جدید 5 سال می باشد که پس از گذشت پنج سال از تاریخ صدور آن باید تجدید شود.